Πρότυπα (Document Templates)

Επισκόπηση

Τα Πρότυπα Εγγράφων (Document Templates) είναι μια λειτουργία που τυποποιεί και επαγγελματοποιεί τη διαδικασία δημιουργίας προσφορών εντός του WEB CRM. Αντί να βασίζονται σε εξωτερικά έγγραφα ή περιορισμένα εργαλεία μορφοποίησης, οι χρήστες μπορούν να σχεδιάζουν δομημένα layouts με branding απευθείας στην εφαρμογή — και να τα εφαρμόζουν με συνέπεια σε όλα τα έγγραφα που απευθύνονται σε πελάτες.

Κάθε νέα προσφορά πρέπει να βασίζεται σε ένα πρότυπο. Το πρότυπο ορίζει την οπτική ταυτότητα, τα πεδία δεδομένων, τους κανόνες τιμολόγησης και τα δικαιώματα πρόσβασης του εγγράφου.

Ποιοι χρησιμοποιούν αυτή τη λειτουργία

Διαχειριστές (Administrators) σχεδιάζουν και διαχειρίζονται τα πρότυπα μέσω του Template Designer. Διαμορφώνουν το branding, τις ενότητες, τους κανόνες γραμμών προϊόντων, την ενσωμάτωση με ERP και τα δικαιώματα χρηστών.

Αντιπρόσωποι Πωλήσεων (Sales Representatives) επιλέγουν ένα πρότυπο κατά τη δημιουργία νέας προσφοράς και εργάζονται εντός της δομής που αυτό ορίζει. Μπορούν να επεξεργαστούν τιμές πεδίων σε κατάσταση πρόχειρου πριν από τη δημοσίευση.

Template Designer

O Template Designer είναι το αποκλειστικό περιβάλλον δημιουργίας και διαχείρισης προτύπων. Οργανώνεται σε καρτέλες που καλύπτουν όλες τις περιοχές διαμόρφωσης: Γενικές Ρυθμίσεις, Εμφάνιση, Πληροφορίες Από/Προς, Κεφαλίδα, Τιμολόγηση, Γραμμές, Υποσέλιδο, Υπογραφή και Δικαιώματα.

Μια ζωντανή προεπισκόπηση layout ενημερώνεται δυναμικά καθώς αλλάζουν οι ρυθμίσεις, ώστε οι διαχειριστές να βλέπουν πώς θα εμφανίζεται το εκτυπωμένο έγγραφο χωρίς να εγκαταλείπουν τον designer.

Διαμόρφωση

Γενικά

Ρύθμιση	Περιγραφή
Όνομα Προτύπου	Υποχρεωτικό. Το εσωτερικό όνομα που χρησιμοποιείται για την αναγνώριση του προτύπου.
Ενεργό	Εάν το πρότυπο είναι διαθέσιμο για χρήση κατά τη δημιουργία νέων προσφορών.
Πρόθεμα (Prefix)	Πρόθεμα κωδικού εγγράφου. Παράδειγμα: `QT` → `QT0000001` Μέγιστο 3 αλφαριθμητικοί χαρακτήρες, αποθηκεύεται με κεφαλαία.
Τίτλος Εγγράφου	Ο τίτλος που εμφανίζεται στην κορυφή του εγγράφου (π.χ. "Προσφορά", "Πρόταση").
Υπότιτλος Εγγράφου	Μονή επιλογή: Αριθμός Προσφοράς, Όνομα Λογαριασμού ή Προσαρμοσμένο Κείμενο.
Γλώσσα / Locale	Ελέγχει την περιφερειακή μορφοποίηση τιμών, συνόλων και ημερομηνιών. Παράδειγμα: `1.200,00 €` vs `1 200,00 €`
Νόμισμα	Προεπιλεγμένο νόμισμα για το έγγραφο.
Μορφή Ημερομηνίας	Μορφή παρουσίασης ημερομηνιών. Παράδειγμα: `ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ` , `Τρίτη, 4 Ιουλίου 2025` Μόνο για λόγους εμφάνισης.
Ορισμός ως Προεπιλογή	Ορίζει αυτό το πρότυπο ως προεπιλεγμένη επιλογή. Μόνο ένα πρότυπο μπορεί να οριστεί ως προεπιλογή.

Εμφάνιση (Brand)

Προεπιλεγμένο Θέμα (Theme Preset): Επιλογή από ένα σύνολο έτοιμων σχεδιαστικών θεμάτων.

Λογότυπο

Μεταφόρτωση αρχείου λογοτύπου.
Ορισμός θέσης: αριστερά, κέντρο ή δεξιά.
Ορισμός κλίμακας: 1 έως 10.

Τυπογραφία

Γραμματοσειρά
Μέγεθος γραμματοσειράς

Χρωματική Παλέτα: Κύριο χρώμα έμφασης (hex). Εφαρμόζεται σε κεφαλίδες πινάκων, ετικέτες, γραμμές υπογραφής και περίγραμμα συνόλων.

Στυλ Γραμμών Πίνακα: Επιλογή: Striped, Borderless, Bordered.

Σελίδα

Χρώμα Φόντου: Το φόντο της σελίδας (hex).
Χρώμα Κειμένου: Προεπιλεγμένο χρώμα κειμένου περιεχομένου (hex).

Υδατογράφημα (Watermark)

Τύπος: Εικόνα ή Κείμενο.
Μεταφόρτωση αρχείου εικόνας (αν επιλεγεί τύπος Εικόνα).
Περιεχόμενο κειμένου (αν επιλεγεί τύπος Κείμενο).

Λωρίδα Κορυφής (Top Stripe)

Ενεργοποίηση/Απενεργοποίηση.
Χρώμα λωρίδας (hex).
Ύψος λωρίδας: 1–50px.

Στυλ Ενοτήτων (Κεφαλίδα, Υποσέλιδο, Από/Προς): Κάθε ενότητα μπορεί να διαμορφωθεί ανεξάρτητα με:

Χρώμα φόντου (hex)
Στυλ περιγράμματος: Κανένα, Συνεχές, Διακεκομμένο, Τελείες, Διπλό
Χρώμα περιγράμματος (hex)

Πληροφορίες Από / Προς

Δύο ξεχωριστές ενότητες στην κορυφή της προσφοράς που αναγνωρίζουν τα δύο εμπλεκόμενα μέρη.

Η ενότητα Από αντλεί από τα στοιχεία της εταιρείας και του χρήστη που δημιούργησε την προσφορά.

Η ενότητα Προς αντλεί από τα διαθέσιμα πεδία της προσφοράς (στοιχεία πελάτη/επαφής).

Και οι δύο ενότητες υποστηρίζουν επιλογή πεδίων μέσω picker και αναδιάταξη με drag-and-drop.

Διαμόρφωση Κεφαλίδας & Υποσέλιδου

Η κεφαλίδα και το υποσέλιδο υποστηρίζουν πολλαπλές διαμορφώσιμες ενότητες, κάθε μία προστίθεται μέσω του κουμπιού "Προσθήκη Ενότητας".

Για κάθε ενότητα, ο διαχειριστής ορίζει:

Αριθμό στηλών (έως 3)

Σε κάθε στήλη μπορούν να προστεθούν πεδία δεδομένων CRM (π.χ. ID Προσφοράς, Ημερομηνία, Αριθμός Παραγγελίας) και να αναδιαταχθούν με drag-and-drop. Η προσθήκη γραμμών ρυθμίζει δυναμικά το ύψος της ενότητας.

Τιμολόγηση (Pricing)

Πηγή Τιμής: Ορίζει ποιος τύπος τιμής εμφανίζεται και εφαρμόζεται στις γραμμές: Χονδρική ή Λιανική.

Μοντέλο Τιμολόγησης

Μοντέλο	Συμπεριφορά
Ζωντανός Συγχρονισμός (Connector)	Τιμή και Έκπτωση ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο από το ERP όταν αλλάζει ποσότητα γραμμής. Ο χρήστης πρέπει να επιλέξει το Channel επικοινωνίας με το ERP.
Χωρίς Συγχρονισμό (No Sync)	Δεν υπάρχει συγχρονισμός με ERP.

Διαμόρφωση Γραμμών (Lines)

Στήλες Πίνακα: Οι διαχειριστές επιλέγουν ποιες στήλες εμφανίζονται στον πίνακα γραμμών (π.χ. Όνομα Προϊόντος, Περιγραφή, Ποσότητα, Τιμή, ΦΠΑ, Σύνολο) και διαμορφώνουν κάθε στήλη:

Εκτυπώσιμο: Αν η στήλη εμφανίζεται στο εξαγόμενο/δημοσιευμένο έγγραφο.
Ετικέτα: Οι ετικέτες στηλών είναι επεξεργάσιμες από τον διαχειριστή.
Κλίμακα: Ρύθμιση πλάτους στήλης στην εκτυπώσιμη περιοχή.
Σειρά: Θέση στήλης, διαμορφώσιμη με drag-and-drop.

Σύνολα: Η ενότητα συνόλων εμφανίζει πάντα:

Καθαρό Ποσό (Subtotal)
Έκπτωση Κεφαλίδας (Header Discount)
Έκπτωση Γραμμών (Lines Discount)
ΦΠΑ
Σύνολο

Υπογραφή (Sign)

Ρύθμιση	Περιγραφή
Ενεργοποίηση Μπλοκ Υπογραφής	Εναλλαγή για εμφάνιση ή απόκρυψη της ενότητας υπογραφής (τοποθετείται κάτω από το υποσέλιδο).
Στοιχεία Υπογράφοντα	Προσυμπληρωμένο όνομα και τίτλος υπογράφοντα (π.χ. "Εκ μέρους της Entersoftone").
Περιοχή Υπογραφής Πελάτη	Επιλογή συμπερίληψης χώρου υπογραφής πελάτη.

Δικαιώματα (Permissions)

Τα πρότυπα μπορούν να εκχωρηθούν σε συγκεκριμένες ομάδες χρηστών μέσω πολλαπλής επιλογής. Ένας χρήστης θα βλέπει μόνο τα πρότυπα στα οποία έχει πρόσβαση κατά τη δημιουργία νέας προσφοράς.