Χρήστες & Δικαιώματα

Η διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων στο WEB CRM σάς επιτρέπει να ελέγχετε ποιος έχει πρόσβαση σε ποια δεδομένα και με ποιον τρόπο. Μέσα από ένα ευέλικτο και απλό σύστημα, μπορείτε να διαμορφώσετε πλήρως τα επίπεδα πρόσβασης των χρηστών ανά ρόλο, ομάδα ή οντότητα.

Ρόλοι

Αυτή τη στιγμή υποστηρίζονται 2 ρόλοι στην εφαρμογή:

Admin
Απλός χρήστης

Μόνο ο Admin μπορεί να τροποποιήσει δικαιώματα (αναλύονται παρακάτω) για τον εκάστοτε χρήστη

Πρόσκληση Χρήστη (Invite User)

Για να προσθέσετε έναν νέο χρήστη στο σύστημα:

Μεταβείτε στη σελίδα Settings > Διαχείριση Χρηστών > Χρήστες.

Επιλέξτε "Invite User" από την επιλογή πάνω δεξιά.

Εισάγετε το email του χρήστη που θέλετε να προσκαλέσετε. Προαιρετικά, ορίζετε αν ο χρήστης είναι Administrator ή όχι.

Το email είναι μοναδικό για κάθε εταιρεία (account) στο CRM και λειτουργεί ως ταυτοποίηση του χρήστη. Δεν μπορεί να δημιουργηθεί δεύτερος χρήστης με το ίδιο email στην ίδια εταιρεία.

Ο προσκεκλημένος χρήστης θα λάβει email για να ολοκληρώσει την εγγραφή και την ενεργοποίηση του λογαριασμού του.

Δικαιώματα Πρόσβασης (Permissions)

Αφού δημιουργηθεί ένας χρήστης, ο διαχειριστής (Admin) μπορεί να ορίσει αναλυτικά τα δικαιώματά του ανά οντότητα:

Leads
Opportunities
Contacts
Accounts
Activities (Calls, Tasks, Events)

Επίπεδα δικαιωμάτων ανά Ενέργεια

Για κάθε οντότητα, υπάρχουν τα εξής επίπεδα πρόσβασης:

Δικαίωμα	Περιγραφή
Read	Πρόσβαση για προβολή δεδομένων
Write	Δυνατότητα δημιουργίας ή επεξεργασίας
All	Full πρόσβαση (προβολή, επεξεργασία, διαγραφή)

Και για κάθε ένα από αυτά, ορίζετε το εύρος πρόσβασης:

Επίπεδο	Περιγραφή
None	Καμία πρόσβαση
Me	Πρόσβαση μόνο σε δικά του records
Team	Πρόσβαση σε δεδομένα της ομάδας του
Global	Πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα όλων των χρηστών

Παραδείγματα δικαιωμάτων και Templates

Ορίζετε για έναν χρήστη τα εξής:

Leads:

Read: Team
Write: Me
All: None

Αυτό σημαίνει ότι ο χρήστης:

Μπορεί να δει όλα τα Leads της ομάδας του
Μπορεί να επεξεργάζεται μόνο τα Leads που ανήκουν στον ίδιο
Δεν έχει πρόσβαση σε άλλες ενέργειες διαχείρισης Leads

Opportunities:

Read: Global
Write: Team
All: Me

Αυτό σημαίνει ότι ο χρήστης:

Μπορεί να προβάλει όλες τις ευκαιρίες πώλησης (Opportunities) στο σύστημα, ανεξαρτήτως σε ποιον ανήκουν.
Μπορεί να επεξεργάζεται τις ευκαιρίες που ανήκουν στην ομάδα του (Team).
Έχει πλήρη έλεγχο (π.χ. διαγραφή, reassignment, αλλαγή σταδίων κλπ.) μόνο στις δικές του ευκαιρίες (Me).

Ρόλος	Οντότητα	Read	Write	All	Σχόλιο
Sales Rep	Leads	Me	Me	None	Βλέπει & επεξεργάζεται μόνο τα δικά του Leads
	Opportunities	Team	Me	Me	Συνεργασία με την ομάδα, έλεγχος μόνο στα δικά του
	Accounts	Global	Team	None	Έχει πλήρη ορατότητα σε Accounts αλλά γράφει μόνο στα της ομάδας
	Contacts	Team	Me	None	Ορατότητα στην ομάδα, επεξεργασία μόνο στα δικά του
	Activities	Me	Me	Me	Δικαίωμα μόνο στα προσωπικά του
Sales Manager	Leads	Team	Team	Team	Έχει πλήρη έλεγχο στα Leads της ομάδας του
	Opportunities	Global	Team	Team	Διαχείριση σε ευκαιρίες ομάδας, πλήρης ορατότητα
	Accounts	Global	Global	Team	Γράφει σε όλα, αλλά full control στην ομάδα
	Contacts	Global	Global	Team	Ανάλογο με Accounts
	Activities	Team	Team	Me	Εποπτεία δραστηριοτήτων ομάδας
Admin	Όλες	Global	Global	Global	Πλήρη δικαιώματα σε όλα
External Partner	Leads	Me	None	None	Βλέπει μόνο τα Leads που του έχουν ανατεθεί
	Opportunities	None	None	None	Δεν έχει πρόσβαση
	Accounts	Me	None	None	Ορατότητα μόνο σε assigned accounts
	Contacts	Me	None	None	Ανάλογο με Accounts
	Activities	Me	Me	None	Χρήση μόνο για δικές του δραστηριότητες

Tips: Συνήθεις περιπτώσεις επικάλυψης δικαιωμάτων

Παρακάτω μπορείτε να δείτε σε πίνακα διάφορα παραδείγματα δικαιωμάτων (Permissions) σε οντότητες του WEB CRM και τι τελικά ισχύει όταν υπάρχουν αντικρουόμενες ρυθμίσεις:

Read	Write	All	Τελικό Αποτέλεσμα
None	None	Global	Ο χρήστης έχει πλήρη πρόσβαση – το `All = Global` υπερισχύει.
Me	Me	Team	Μπορεί να δει & επεξεργαστεί δικές του εγγραφές + πλήρη έλεγχο στις εγγραφές της ομάδας.
Team	None	None	Μπορεί να δει εγγραφές της ομάδας, αλλά δεν μπορεί να τις επεξεργαστεί.
None	Me	None	Δεν μπορεί να δει καμία εγγραφή, άρα ούτε και να επεξεργαστεί – το `Write` δεν ισχύει χωρίς `Read`.
Global	None	Me	Βλέπει όλες τις εγγραφές, αλλά επεξεργάζεται μόνο τις δικές του.
Global	Team	None	Βλέπει όλες τις εγγραφές, επεξεργάζεται της ομάδας του.
None	None	None	Καμία πρόσβαση στην οντότητα.

Χρήσιμες Σημειώσεις

Το All περιλαμβάνει Read + Write + Delete, και υπερισχύει των επιμέρους Read/Write.
Το Read είναι προαπαιτούμενο για οποιοδήποτε άλλο δικαίωμα να έχει νόημα. Αν δεν έχεις Read, δεν έχεις καθόλου πρόσβαση, ακόμα κι αν έχεις Write.
Το Write χωρίς Read δεν έχει αποτέλεσμα — δεν μπορείς να επεξεργαστείς κάτι που δεν βλέπεις.
Προτίμησε να ορίζεις συνεκτικά δικαιώματα ανά επίπεδο: αν δώσεις All = Team, είναι καλό να ορίσεις και Read/Write = Team για σαφήνεια

Ομάδες Χρηστών (Teams)

Οι χρήστες μπορούν να οργανωθούν σε Ομάδες (Teams), ώστε:

Να διαχειρίζονται κοινά δεδομένα
Να εφαρμόζονται δικαιώματα σε επίπεδο ομάδας
Να διευκολύνεται η ιεραρχική ή λειτουργική ομαδοποίηση

Ένας χρήστης μπορεί να συμμετέχει σε μία ή περισσότερες ομάδες.