Προσφορές

Επισκόπηση

Η προσφορά (Quote) είναι το εμπορικό έγγραφο που δημιουργείται εντός του WEB CRM για την παρουσίαση τιμών και όρων σε έναν υποψήφιο πελάτη. Κάθε προσφορά συνδέεται υποχρεωτικά με μια Ευκαιρία Πώλησης (Opportunity) και βασίζεται σε ένα προεπιλεγμένο Πρότυπο Εγγράφου (Template).

Δημιουργία Νέας Προσφοράς

Επιλογή Ευκαιρίας Πώλησης & Προτύπου

Κατά την έναρξη δημιουργίας νέας προσφοράς, ο χρήστης καλείται να επιλέξει μια υπάρχουσα Ευκαιρία Πώλησης με την οποία θα συνδεθεί η προσφορά.

Εάν δεν υπάρχει κατάλληλη ευκαιρία, υπάρχει ειδικό κουμπί ενέργειας για γρήγορη δημιουργία νέας Ευκαιρίας χωρίς να εγκαταλειφθεί η ροή δημιουργίας της προσφοράς. Μόλις δημιουργηθεί η ευκαιρία, ο χρήστης συνεχίζει στην ίδια οθόνη που ήταν προηγούμένως

Ο χρήστης επιλέγει ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα εγγράφων. Εμφανίζονται μόνο τα πρότυπα για τα οποία έχει δικαίωμα πρόσβασης βάσει της ομάδας χρήστη του.

Το επιλεγμένο πρότυπο καθορίζει:

Το layout και την εμφάνιση της προσφοράς στον previewer
Τα ενεργά sections (Κεφαλίδα, Υποσέλιδο, Υπογραφή κλπ)
Τους κανόνες τιμολόγησης (Live Sync ή No Sync)
Τα διαθέσιμα πεδία και στήλες γραμμών

Έναρξη Σύνταξης

Μετά την επιλογή ευκαιρίας και προτύπου, ο χρήστης εισέρχεται στο περιβάλλον σύνταξης της προσφοράς.

Περιβάλλον Σύνταξης

Το περιβάλλον σύνταξης αποτελείται από δύο βασικά τμήματα:

Φόρμα επεξεργασίας (αριστερά) με τρεις καρτέλες: Γενικά, Γραμμές, Σύνοψη.
Previewer (δεξιά) που απεικονίζει σε πραγματικό χρόνο το έγγραφο όπως θα εμφανιστεί βάσει του επιλεγμένου προτύπου.

Ο previewer μπορεί να αποκρυφθεί εφόσον ο χρήστης επιθυμεί περισσότερο χώρο εργασίας.

Καρτέλες Προσφοράς

Γενικά

Η καρτέλα Γενικά περιέχει τα βασικά στοιχεία της προσφοράς.

Μη επεξεργάσιμα πεδία (συμπληρώνονται αυτόματα από το σύστημα):

Πεδίο	Περιγραφή
Αριθμός Προσφοράς	Μοναδικός κωδικός που παράγεται αυτόματα βάσει του prefix του προτύπου.
Επωνυμία Πελάτη	Αντλείται από τη συνδεδεμένη Ευκαιρία Πώλησης.
Ευκαιρία Πώλησης	Η ευκαιρία με την οποία συνδέεται η προσφορά.

Επεξεργάσιμα πεδία:

Πεδίο	Περιγραφή
Ημερομηνία Λήξης	Η ημερομηνία έως την οποία η προσφορά παραμένει σε ισχύ.
Επαφή	Η επαφή (contact) στην πλευρά του πελάτη.
Σχόλια	Ελεύθερο πεδίο σχολίων.

Πληροφορίες Από / Προς (From / To):

Η εφαρμογή προσυμπληρώνει αυτόματα τα στοιχεία Από (εταιρεία / χρήστης που δημιουργεί) και Προς (πελάτης) βάσει των πληροφοριών της προσφοράς. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να τα επεξεργαστεί εφόσον χρειαστεί.

Custom Πεδία Κεφαλίδας:

Εμφανίζονται επιπλέον πεδία σε επίπεδο κεφαλίδας, όπως έχουν διαμορφωθεί στο πρότυπο, προς συμπλήρωση από τον χρήστη.

Γραμμές

Η καρτέλα Γραμμές περιέχει τον πίνακα ειδών (grid) της προσφοράς.

Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει είδη επιλέγοντάς τα από τη λίστα προϊόντων του CRM. Οι διαθέσιμες στήλες (π.χ. Περιγραφή, Ποσότητα, Τιμή, Έκπτωση, ΦΠΑ, Σύνολο) καθορίζονται από το επιλεγμένο πρότυπο.

Ένδειξη ERP Live Sync:

Εφόσον το πρότυπο έχει διαμορφωθεί με ενεργό Live Sync, εμφανίζεται σχετική ένδειξη στην καρτέλα Γραμμές. Αυτό σημαίνει ότι τιμές και εκπτώσεις ορίζονται αυτόματα από δεδομένα του ERP κατά την αλλαγή ποσότητας — ο χρήστης δεν τα εισάγει χειροκίνητα.

Σύνοψη

Η καρτέλα Σύνοψη παρουσιάζει συγκεντρωτικές πληροφορίες για την προσφορά, χωρίς δυνατότητα επεξεργασίας.

Οικονομική Σύνοψη:

Μικτό Υποσύνολο
Συνολικές εκπτώσεις
Συνολικός Φόρος
Καθαρό ποσό
Τελικό Σύνολο

Πληροφορίες Παραστατικού:

Αριθμός Προσφοράς
Πρότυπο
Τίτλος Εγγράφου
Γλώσσα
Νόμισμα
Τύπος Τιμής (Χονδρική / Λιανική)
Λειτουργία τιμολόγησης (Live Sync / No Sync)
Πελάτης
Επαφή
Ημ/νια έκδοσης
Ημ/νια λήξης

Δημοσίευση Προσφοράς

Όταν η προσφορά είναι έτοιμη, ο χρήστης μπορεί να την Δημοσιεύσει (Publish).

Μετά τη δημοσίευση:

Η προσφορά καθίσταται μη επεξεργάσιμη.
Το σύστημα παράγει ένα μοναδικό URL προσφοράς το οποίο ανοίγει μια σελίδα παρουσίασης του εγγράφου βάσει του layout του προτύπου.

Οι διαθέσιμες ενέργειες σε μια δημοσιευμένη προσφορά είναι

Ενέργεια	Περιγραφή
Προβολή (View)	Εμφάνιση της δημοσιευμένης προσφοράς.
Αποστολή προσφοράς	Αποστολή του URL της προσφοράς στον πελάτη μέσω email. Δεν αποστέλλεται αρχείο — ο παραλήπτης ανοίγει τη προσφορά μέσω συνδέσμου. Ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί το κείμενο του email.
Αντιγραφή συνδέσμοιυ	Αντιγραφή του συνδέσμου της προσφοράς για κοινοποίηση.

Μετατροπή σε Παραγγελία (Convert to Order)

Μια δημοσιευμένη προσφορά μπορεί να μετατραπεί σε Παραγγελία (Order).

Κατά τη μετατροπή, δημιουργείται νέο παραστατικό παραγγελίας εντός του WEB CRM, το οποίο στη συνέχεια συγχρονίζεται αυτόματα με το ERP.

Εκδόσεις Προσφοράς (Quote Versioning)

Μια δημοσιευμένη προσφορά μπορεί να αναθεωρηθεί με τη δημιουργία νέας έκδοσης. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να πραγματοποιούν αλλαγές και να εκδίδουν ενημερωμένη προσφορά, διατηρώντας παράλληλα το πλήρες ιστορικό όλων των προηγούμενων εκδόσεων.

Δημιουργία Νέας Έκδοσης

Από μια δημοσιευμένη προσφορά, ο χρήστης μπορεί να ενεργοποιήσει την ενέργεια Δημιουργία Νέας Έκδοσης (Create New Version). Το σύστημα δημιουργεί αμέσως μια νέα έκδοση σε κατάσταση Πρόχειρο (Draft), την οποία ο χρήστης μπορεί στη συνέχεια να επεξεργαστεί ελεύθερα πριν τη δημοσίευση.

Βασικοί κανόνες:

Μόνο μία έκδοση Draft μπορεί να υπάρχει κάθε φορά.
Μόλις το νέο Draft δημοσιευτεί, γίνεται η τελευταία έκδοση της προσφοράς.
Οι προηγούμενες δημοσιευμένες εκδόσεις παραμένουν προσβάσιμες για λόγους ιστορικότητας.

Προβολή Προηγούμενων Εκδόσεων

Η οθόνη της προσφοράς διαθέτει ειδικό επιλογέα έκδοσης (version picker), που επιτρέπει στους χρήστες να πλοηγούνται μεταξύ όλων των υπαρχουσών εκδόσεων μιας προσφοράς. Αυτό παρέχει πλήρη ιχνηλασιμότητα του εμπορικού ιστορικού — από την αρχική προσφορά έως κάθε επακόλουθη αναθεώρηση.

Οι προηγούμενες εκδόσεις είναι μόνο για ανάγνωση και δεν μπορούν να επεξεργαστούν ή να δημοσιευτούν εκ νέου.